Assistant PRO

Узнаем о том, с кем, как и зачем выстраивать и поддерживать отношения, о роли помощника в поддержании отношений, об организации работы с контактами, о подарках и нормах этикета и об инструментах, которые помогут вам эффективно отслеживать памятные даты: Контактах и Календарях дней рождения в Microsoft Outlook и базах контрагентов.

Узнаем, что помощник является проводником информации от внешнего мира к руководителю и обратно, узнаем о свойствах и видах информации, научимся грамотно получать и передавать информацию по всем каналам (в непосредственном общении, в переписке, по телефону и в мессенджерах), научимся эффективному сбору и анализу информации, узнаем, как подготовить информационные справки, презентации, обзоры прессы, познакомимся с каналами восприятия информации.

Научимся вести календарь на примере Microsoft Outlook, рационально планировать и организовывать встречи руководителя, обеспечивать руководителя всеми необходимыми к встрече материалами и документами, готовить повестки встречи и фиксировать итоги встреч в протоколах.

Делопроизводство для помощника руководителя

Узнаем, из каких этапов состоит делопроизводство: создание документов, документооборот и хранение документов. Научимся создавать и правильно оформлять деловые письма, приказы, распоряжения и служебные записки. Узнаем, как организовано движение и учет документов, включая эффективную систему подписания документов у руководителя.

Узнаем, какие поручения выполняет и отслеживает помощник, как разработать и вести базу поручений, отслеживать сроки и статус поручений и своевременно предоставлять обратную связь руководителю, какие инструменты можно использовать для автоматизации отслеживания статусов. Поговорим о видах контроля: входящий, промежуточный и итоговый. А также об инструменте для расстановки приоритетов при работе с большим количеством задач - матрице Эйзенхауэра.

Организация поездок руководителя

Научимся правильно планировать и организовывать поездки руководителя (включая заказ билетов и размещения через различные источники, визовую поддержку, информацию о таможенных процедурах, обеспечение различных видов трансферов, связь в роуминге и прочее), узнаем о процессе организации перелета бизнес-джетом, ВИП-проходах (Fast Track, Meet&Assist), а также программах привилегий (Lounge Key, Priority Pass). Также коротко поговорим об оформлении документов по командировке для бухгалтерии компании. Покажем вам маршрутные квитанции, посадочные талоны, подтверждения бронирования гостиниц, ваучеры на быстрый проход и страховой полис. Расскажем об интересных нюансах.

Узнаем, каковы роли помощника руководителя при организации и подготовке мероприятий, какие бывают бизнес и частные мероприятия, научимся поэтапно организовывать мероприятия и избегать типичных ошибок, познакомимся с программами мероприятий и приглашениями, дресс-кодом, рассмотрим действия помощника при организации участия руководителя в мероприятиях.

Узнаем, какие бытовые зоны лежат в сфере ответственности помощника, как грамотно наладить обеспечение приемной или офиса в целом ресурсами, на какой территории в офисе помощник является хозяйкой, расскажем об организации пространства, об обустройстве приемной, о работе с переговорными комнатами, о функции чай-кофе и о встрече гостей, в том числе нежелательных.

Организация и сопровождение руководителя на встречах

Оглавление:

Классификация и организация встреч – 3 стр.
Инструмент для планирования встреч Microsoft Outlook – 4-13 стр.
Переговорные комнаты - 14-15 стр.
Аренда конференц-зала – 16-17 стр.
Полезные советы – 18 стр.
Повестка встречи – 19-22 стр.
Протокол встречи - 23—28 стр.
Прием делегаций – 29-31 стр.
Приветствие и рукопожатие – 32 стр.
Представление – 33 стр.
Визитная карточка – 34 стр.
Встреча гостей – 35-37 стр.
Беседа (small talk) – 38-39 стр.
Внешний вид деловой женщины – 40-47 стр.

Скачать
мини-учебник

Информационное обеспечение руководителя

Оглавление:

Почему для помощника важно умение работать с информацией – 3 стр.
Свойства информации – 4-7 стр.
С какой информацией работает помощник – 8-11 стр.
Сбор информации – 12 стр.
Формы передачи информации – 13 стр.
Презентация – 14-18 стр.
Информационная справка – 19-20 стр.
Обзор прессы – 21-22 стр.
Способы передачи информации – 23 стр.
Работа с телефоном – 24-29 стр.
Работа с электронной почтой – 30-31 стр.
Работа с мессенджерами – 32-33 стр.
Каналы восприятия – 34 стр.

Скачать
мини-учебник

Выстраивание отношений с ближайшим кругом руководителя

Оглавление:

С кем и зачем необходимо выстраивать и поддерживать отношения - 3 стр.
Какие даты отслеживаем всегда, частные случаи – 3 стр.
Принципы при выборе подарков – 4 стр.
Примеры из реальной практики – 5-6 стр.
Подарки: что обычно дарят, что не принято дарить, что принято дарить по
правилам этикета – 7-8 стр.
Полезные советы – 9 стр.
Контакты в Microsoft Outlook – 10-12 стр.
Способы отслеживания памятных дат: Календарь дней рождения в
Microsoft Outlook – 13-15 стр.
Способы отслеживания памятных дат: Таблицы – 16 стр.
Способы отслеживания памятных дат: Базы контрагентов – 17 стр.
Оптимизация работы с визитными карточками – 18 стр.

Скачать
мини-учебник

Делопроизводство для помощника руководителя

Оглавление:

Делопроизводство – 3 стр.
Создание документов– 4 стр.
Деловые письма – 5 стр.
Классификация писем – 6-10 стр.
Элементы делового письма – 11-12 стр.
Структура делового письма - 13-14 стр.
Важные аспекты – 15 стр.
Фирменный бланк компании – 16 стр.
Примеры писем – 17-23 стр.
Реестр входящей корреспонденции – 24 стр.
Работа с входящими письмами – 25 стр.
Реестр исходящей корреспонденции – 26 стр.
Адекватный способ отправки писем – 27 стр.
Приказы и распоряжения – 28 стр.
Классификация приказов – 29-32 стр.
Реквизиты приказа – 33 стр.
Структура текста приказа – 34 стр.
Этапы подготовки приказов и распоряжений – 35 стр.
Реестр / журнал учета приказов – 36 стр.
Ознакомление с приказами и распоряжениями – 37 стр.
Служебные записки – 38-39 стр.
Примеры служебных записок 40-41 стр.
Реестр служебных записок – 42 стр.
Документооборот – 43 стр.
Подписание документов у руководителя – 44-45 стр.
Хранение документов – 46 стр.
Примеры хранения – 47-48 стр.
Список литературы – 49 стр.

Скачать
мини-учебник

Контроль выполнения поручений руководителя

Оглавление:

Личные и деловые задачи – 3 стр.
Источники, ключевые элементы, обзор инструментов
для работы с задачами – 4 стр.
Секрет успеха – 4 стр.
Задачи в To Do листах – 5 стр.
Задачи в Microsoft Outlook – 6-9 стр.
Задачи на порталах (Bitrix 24) – 10-11 стр.
Поручения в Microsoft Excel – 12 стр.
Поручения в автоматизированных системах контроля
исполнения документов и поручений – 13 стр.
Задачи в таск-менеджерах – 14-15 стр.
Систематизация задач по приоритетам – 16-17 стр.
Виды контроля – 18 стр.

Скачать
мини-учебник

Организация мероприятий

Оглавление:

Какие мероприятия организует помощник, секрет успеха - 3 стр.
Внутренние корпоративные мероприятия – 4-6 стр.
Внешние корпоративные мероприятия – 7-8 стр.
Этапы организации мероприятий – 9-10 стр.
Примеры из реальной практики – 11-12 стр.
Приглашение и программа мероприятия – 13 стр.
Дресс-код – 14-16 стр.
Организация участия руководителя в мероприятиях – 17 стр.

Скачать
мини-учебник

Организация поездок руководителя

Оглавление:

Секрет успеха, командировки и личные поездки – 3 стр.
Выездные и въездные документы – 4 стр.
Таможенные процедуры, основания для отказа в выезде, путешествия с животными – 5 стр.
Транспорт – 6-7 стр.
Отели – 8 стр.
Трансфер – 9 стр.
Мобильная связь, страховка, часовые пояса – 10 стр.
Наполнение поездки – 11 стр.
Примеры из практики – 12-13 стр.

Организация пространства, обеспечение ресурсами и встреча гостей

Оглавление:

«Бытовые» зоны ответственности помощника – 3 стр.
Обеспечение ресурсами, секрет успеха – 4 стр.
Территория помощника – 5 стр.
Организация пространства – 6 стр.
Обустройство приемной – 7 стр.
Переговорные комнаты – 8-9 стр.
Посуда, приборы, продукты – 10 стр.
Встреча гостей – 11-14 стр.
Встреча нежелательных гостей – 15 стр.

Скачать
мини-учебник